Tiivistetysti psykoterapeutin tai psykologin Kantaan liittyminen sisältää seuraavat vaiheet: 1) Tietojesi tarkistaminen koodistopalvelusta, 2) Sote-ammattikortin hankkiminen, 3) Kanta-yhteensopivan potilastietojärjestelmän valinta, 4) Sirukortinlukijan ja kortinlukijaohjelmiston hankinta, 5) Omavalvonta- ja tietoturvasuunnitelman laatiminen sekä 6) Kanta-liittymishakemuksen tekeminen. Tässä oppaassa käymme nämä vaiheet läpi yksityiskohtaisesti ja annamme konkreettiset ohjeet, miten sinä psykoterapeuttina tai psykologina voit liittyä Kantaan sujuvasti.
Elias Palpatzis, Brightlifen perustaja & toimitusjohtaja
Miksi Kantaan liittyminen on ajankohtaista psykoterapeuteilla ja psykologeilla?
Kanta-palvelujen käyttö on muuttumassa arkipäiväksi myös psykoterapeuttien ja psykologien työssä. Kyse ei ole pelkästään lakisääteisestä velvoitteesta – Kantaan liittyminen tuo mukanaan merkittäviä hyötyjä sekä sinulle ammatinharjoittajana että asiakkaillesi.
Asiakastietolaki (703/2023) on yksiselitteinen: jos käytät sähköistä potilastietojärjestelmää, sinun on liityttävä Kantaan. Paperisella järjestelmällä toimiville liittyminen ei ole vielä pakollista, mutta digisiirtymä kiihtyy jatkuvasti. Hyvinvointialueiden kilpailutuksissa Kanta-valmius on yhä useammin vaatimuksena, joten liittyminen voi olla edellytys ostopalvelusopimusten saamiselle.
Kantaan liittyminen ratkaisee myös potilastietojen pitkäaikaissäilytyksen haasteen – tiedot arkistoituvat automaattisesti ja säilyvät lain vaatiman 12 vuotta potilaan kuolemasta tai 120 vuotta syntymästä. Sinun tai perillistesi ei tarvitse huolehtia paperisten potilastietojen säilyttämisestä vuosikymmeniä.
Asiakkaillesi Kanta tuo läpinäkyvyyttä. He voivat tarkastella omia hoitotietojaan Omakannassa ja tiedot ovat käytettävissä muissa hoitopaikoissa heidän suostumuksellaan. Tämä vähentää päällekkäisiä tutkimuksia ja parantaa hoidon jatkuvuutta.
Liittymisprosessi voi tuntua monimutkaiselta, mutta oikeilla ohjeilla ja järjestelmällisellä etenemisellä se sujuu jouhevasti. Tässä oppaassa käymme läpi vaihe vaiheelta, miten sinä psykoterapeuttina tai psykologina voit liittyä Kantaan ja aloittaa sähköisen kirjaamisen ensimmäistä kertaa.
1. Varmista tietojesi löytyminen koodistopalvelusta
Ennen kuin voit liittyä Kantaan, sinun täytyy varmistaa, että tietosi löytyvät oikeasta rekisteristä. Jos liityt Kantaan osakeyhtiöllä, tietojesi tulee löytyä THL:n SOTE-organisaatiorekisteristä. Voit tarkistaa tämän menemällä Kanta.fi:n koodistopalveluun ja etsimällä yrityksesi tiedot.
Itsenäisenä ammatinharjoittajana (toiminimellä) toimivan tiedot tulee puolestaan löytyä Valviran Terveydenhuollon itsenäisten ammatinharjoittajien rekisteristä. Myös tämän voit tarkistaa koodistopalvelusta. Rekisterissä täytyy olla ajantasaiset yhteystietosi.
Näiden rekisteritietojen olemassaolo on Kanta-liittymisen perusedellytys. Järjestelmä ei hyväksy hakemustasi, jos tietosi puuttuvat tai ovat virheelliset. Kannattaa siis hoitaa tämä kuntoon heti prosessin alussa. Yleensä tämä vaihe ei tuota ongelmia, mutta esimerkiksi opiskelijoiden ja uusien yritysten on hyvä olla tästätietoisia.
2. Tarvitsetko ammattikortin?
Kantaan kirjautuminen vaatii vahvaa tunnistautumista, joka tapahtuu Väestörekisterikeskuksen (DVV) myöntämällä sote-ammattikortilla. Tämä henkilökohtainen toimikortti on välttämätön työkalu Kannan käytössä.
Jos sinulla ei vielä ole ammattikorttia, sen hankintaprosessi kannattaa aloittaa hyvissä ajoin. Hakuprosessiin kannattaa varata vähintään kuukausi. Ensin sinun täytyy varmistaa, että sinulla on voimassaoleva henkilökortti tai passi, sekä tarkistaa, että ammattioikeutesi on voimassa Terhikki- tai Suosikki-rekisterissä.
Seuraavaksi varaat ajan lähimpään rekisteröintipisteeseen DVV:n varausjärjestelmän kautta (dvv.ajapa.fi/th/). Käynti rekisteröintipisteellä on pakollinen, sillä henkilöllisyytesi täytyy todentaa kasvotusten. Ota mukaasi henkilökortti tai passi ja varaudu maksamaan palvelumaksu, joka on 0-70€ riippuen rekisteröintipisteestä. Ammatinharjoittajalle itse kortti on kuitenkin ilmainen.
Rekisteröinnin jälkeen saat kortin ja aktivointitunnuksen postissa kahtena erillisenä kirjeenä muutaman viikon kuluessa. Säilytä aktivointitunnus huolellisesti – tarvitset sitä kortin käyttöönotossa.
3. Tietojärjestelmän valinta
Ennen Kantaan liittymistä sinulla tulee olla käytössäsi Kanta-yhteensopiva potilastietojärjestelmä. Tietojärjestelmän valinnassa kannattaa olla huolellinen, sillä se on tärkein työkalusi potilastietojen käsittelyssä.
Kartoita ensin omat tarpeesi. Mieti, mitä toimintoja tarvitset päivittäisessä työssäsi. Tarvitsetko monipuolisia kirjaustoimintoja, ajanvarausjärjestelmän, laskutusominaisuudet tai videovastaanottomahdollisuuden? Järjestelmät vaihtelevat ominaisuuksiltaan ja käyttöliittymiltään huomattavasti.
Tietoturvallisuus on kriittinen tekijä. Selvitä, miten järjestelmätoimittaja on hoitanut tietoturva-asiat. Onko järjestelmä auditoitu ja sertifioitu? Miten tietojen varmuuskopiointi on järjestetty? Muista, että käsittelet arkaluontoisia potilastietoja, joiden tietoturvan pettäminen voi johtaa vakaviin seurauksiin.
Kustannukset vaikuttavat valintaan. Vertaile eri järjestelmien aloitusmaksuja ja kuukausimaksuja. Osa järjestelmistä veloittaa erikseenesimerkiksi liittymisestä Kantaan. Brightlife tatjoaa liittymisen veloituksetta!
Tukipalveluiden saatavuus on usein aliarvioitu tekijä. Varmista, että järjestelmätoimittaja tarjoaa kattavat tuki- ja koulutuspalvelut. Erityisesti Kantaan liittymisen yhteydessä tekninen tuki on korvaamatonta. Kysele kollegoiltasi kokemuksia eri järjestelmistä ja niiden tukipalveluiden toimivuudesta.
Hyvä järjestelmä kehittyy jatkuvasti. Selvitä, kuinka aktiivisesti järjestelmätoimittaja kehittää tuotettaan ja kuinka hyvin se pysyy mukana lainsäädännön ja Kanta-palveluiden muutoksissa.
4. Sirukortinlukijan ja kortinlukijaohjelmiston hankinta
Ammattikortin käyttäminen Kanta-palveluihin vaatii kaksi asiaa: fyysisen sirukortinlukijan sekä siihen liittyvän ohjelmiston. Nämä ovat välttämättömiä työkaluja ammattikortin ja järjestelmäsi väliseen kommunikaatioon.
Sirukortinlukija
Sirukortinlukija on laite, jolla ammattikortin sisältämät tiedot luetaan. Joissain tietokoneissa on sisäänrakennettu kortinlukija, mutta useimmiten se täytyy hankkia erikseen. Ammatinharjoittajalle riittää yleensä yksinkertainen lukija, kuten Identiv uTrust 2700-R, jonka hinta on noin 40 euroa.
Kortinlukijaa hankkiessasi varmista, että se on yhteensopiva Windows, macOS tai Linux -käyttöjärjestelmäsi kanssa. Useimmat lukijat toimivat kaikilla yleisimmillä käyttöjärjestelmillä. Lukijan asennus on yleensä yksinkertaista – kytket vain laitteen tietokoneen USB-porttiin, ja käyttöjärjestelmä tunnistaa sen automaattisesti.
Kortinlukijaohjelmisto
Fyysisen kortinlukijan lisäksi tarvitset siihen sopivan ohjelmiston. Ohjelmisto riippuu siitä, mitä potilastietojärjestelmää käytät. Jos olet valinnut Brightlifen järjestelmän, sinun tulee ladata Atostek ID -kortinlukijaohjelmisto. Ohjelmisto on ilmainen ja se on ladattavissa ERA SmartCard -sivustolta.
Ohjelmiston asennus kannattaa tehdä järjestelmätoimittajan ohjeiden mukaisesti. Asennuksen jälkeen on suositeltavaa testata kortin toimivuus ennen Kanta-hakemuksen tekemistä. Kortin testaus tapahtuu yleensä avaamalla kortinlukijaohjelmisto, asettamalla ammattikortti lukijaan ja syöttämällä aktivointitunnus, jonka sait kortin mukana.
Huomioi, että kortinlukijaohjelmisto vaatii yleensä järjestelmänvalvojan oikeudet asennuksen aikana. Jos käytät työnantajan tietokonetta, saatat tarvita IT-tuen apua asennukseen.
On myös tärkeää pitää kortinlukijaohjelmisto ajan tasalla. Ohjelmistoon julkaistaan päivityksiä, jotka parantavat turvallisuutta ja yhteensopivuutta. Tarkista säännöllisesti, onko ohjelmistoon saatavilla päivityksiä.
5. Omavalvonta- ja tietoturvasuunnitelman laatiminen
Omavalvonta- ja tietoturvasuunnitelmat ovat lakisääteisiä dokumentteja, jotka jokaisen Kantakirjauksia laativan sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajan tulee laatia. Ne eivät ole pelkkää byrokratiaa, vaan tärkeitä työkaluja laadun ja tietoturvan varmistamiseksi.
Omavalvontasuunnitelma kuvaa toimintasi laadun ja potilasturvallisuuden varmistamiseksi. Se on laadittava sähköisesti ja pidettävä julkisesti nähtävillä esimerkiksi verkkosivuillasi. Suunnitelmaa tulee päivittää säännöllisin väliajoin. Velvoite koskee kaikkia – myös pienimuotoista tai etänä toteutettavaa toimintaa.
Suunnitelmassa kuvaat mm. miten varmistat palvelusi laadun, miten keräät ja käsittelet asiakaspalautetta, ja miten toimit poikkeustilanteissa. Omavalvontasuunnitelman laatiminen ei ole pelkkä muodollisuus – se auttaa sinua jäsentämään toimintaasi ja tunnistamaan kehityskohteita.
Tietoturvasuunnitelma puolestaan on osa omavalvontaa ja keskittyy tietoturvan ja tietosuojan käytäntöihin. Toisin kuin omavalvontasuunnitelma, se ei ole julkinen dokumentti. Tietoturvasuunnitelmassa kuvaat mm. miten hallitset käyttöoikeuksia, säilytät tietoja turvallisesti, ja suojaat laitteet ja järjestelmät.
Voit lukea lisää tietoturvasuunnitelmasta täältä: Psykologin ja Psykoterapeutin tietoturvasuunnitelma
Näiden suunnitelmien laatiminen voi tuntua työläältä, mutta avuksi on saatavilla valmiita pohjia. Brightlifen verkkosivuilta löydät ilmaiset pohjat sekä omavalvontasuunnitelmaan, tietoturvasuunnitelmaan että tietosuojaselosteeseen. Nämä pohjat on räätälöity erityisesti psykoterapeuttien ja psykologien tarpeisiin.
Brightlifen mallipohja: Psykoterapeutin ja Psykologin omavalvontasuunnitelma
Brightlifen mallipohja: Psykoterapeutin ja psykologin tietoturvasuunnitelma
Vaikka suunnitelmien laatiminen vie aikaa, se kannattaa tehdä huolellisesti. Hyvin laaditut suunnitelmat auttavat sinua toimimaan järjestelmällisesti ja lainmukaisesti.
6. Kanta-liittymishakemuksen tekeminen
Kun tarvittavat esivalmistelut on tehty, on aika siirtyä itse liittymishakemuksen laatimiseen. Hakemus tehdään Kanta Ekstranet -palvelussa, jonne pääset osoitteesta www.kanta.fi/ammattilaiset. Palveluun kirjaudutaan vahvalla tunnistautumisella.
Hakemuksen täyttäminen vie noin 10-30 minuuttia, jos kaikki tarvittavat tiedot ovat valmiina. Tarvitset ainakin seuraavat tiedot:
Yrityksesi perustiedot (Y-tunnus, osoite, yhteystiedot)
Liityntäpisteen tiedot (järjestelmätoimittajaltasi)
Varmennekorttisi numeron
Jos käytät Brightlifeä, liityntäpisteen tiedot ovat:
Liityntäpiste: ERA
OID-koodi: 1.2.246.537.6.918.18.10.13.1
Hakemuksen täyttämiseen löytyy selkeät ohjeet sekä videomuodossa (Kanta kouluttaa -YouTube-kanava) että tekstimuodossa (Kanta Ekstranetin käyttöohjeet).
Kun hakemus on lähetetty, se käsitellään yleensä muutamassa arkipäivässä. Saat ilmoituksen hyväksytystä hakemuksesta sähköpostiisi. Tässä vaiheessa sinun tulisi ilmoittaa asiasta järjestelmätoimittajallesi, joka avaa Kanta-yhteyden.
Huomioi, että Kanta-palveluista peritään vuosimaksu, joka vuonna 2025 on vähintään 90€. Tämä maksu on riippumaton järjestelmätoimittajastasi, eikä järjestelmätoimittajasi laskuta sitä sinulta vaan Kela.
Sen jälkeen kun järjestelmätoimittajasi on avannut Kantapalvelut sinulle, niin suoritatte yleensä aluksi vielä teknisen käyttöönottokokeen. Tässä testataan käyttämääsi järjestelmää eikä omaa osaamistasi. Brightlife hoitaa testauksen puolestasi ja voit aloittaa kirjaamisen heti.
8. Vastauksia yleisimpiin kysymyksiin
Kuinka pitkään prosessissa kokonaisuudessaan kestää?
Kantaan liittyminen vie tyypillisesti 1-2 kuukautta alusta loppuun. Suurin aikaa vievä osa on usein ammattikortin hankinta, johon kannattaa varata kuukausi. Itse hakemus käsitellään yleensä muutamassa päivässä. Jos sinulla on jo ammattikortti, prosessi voi olla huomattavasti nopeampi.
Onko Kantaan pakko liittyä?
Lainsäädännön mukaan sähköistä potilastietojärjestelmää käyttävien on liityttävä Kantaan. Jos käytät vain paperista järjestelmää, liittyminen ei toistaiseksi ole pakollista. Käytännössä kuitenkin ala on siirtymässä voimakkaasti digitaalisiin ratkaisuihin, ja monet palvelunhankkijat edellyttävät Kanta-valmiutta.
Voiko Brightlifeä käyttää ilman Kantaa?
Kyllä voi. Vaikka Brightlife tarjoaa saumattoman Kanta-integraation, järjestelmää voi käyttää myös ilman Kanta-yhteyttä. Tällöin Brightlifeen ei voi kirjata potilasmerkintöjä ja järjestelmä on verrattavissa laskutusjärjestelmään. Voit myös aloittaa järjestelmän käytön ilman Kantaa ja liittyä Kantaan myöhemmin.
Voiko asiakas kieltäytyä Kanta-kirjauksista?
Potilaalla on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen Kanta-palvelujen kautta muille terveydenhuollon toimijoille. Sen sijaan tietojen arkistointi Kantaan on lakisääteinen velvoite, eikä potilas voi kieltää sitä. On tärkeää informoida potilasta Kanta-palvelun käytöstä viimeistään ensimmäisellä käynnillä.
Saako teiltä apua rakenteiseen kirjaamiseen?
Kyllä saa. Brightlife tarjoaa kattavat ohjeet rakenteiseen kirjaamiseen sekä käyttöliittymän, joka ohjaa kirjaamaan tiedot oikeassa muodossa. Järjestelmässä on valmiita tekstipohjia ja luokituksia, jotka helpottavat kirjaamista. Lisäksi käyttäjätuki auttaa kirjaamiseen liittyvissä kysymyksissä.
9. Resurssit ja lisätiedot
Kantaan liittyminen ei ole prosessi, joka sinun täytyisi tehdä yksin. Käytössäsi on useita resursseja, jotka helpottavat matkaa:
Brightlifen valmiit dokumenttipohjat:
Järjestelmätoimittajan tuki:
Brightlifen asiakaspalvelu auttaa sinua Kantaan liittymisen jokaisessa vaiheessa. Voit olla yhteydessä joko alustan kautta tai yhteydenottolomakkeella osoitteessa https://brightlife.fi/ota-yhteytta. Me tunnemme prosessin ja voimme auttaa sinua mahdollisissa ongelmatilanteissa.
Kantaan liittyminen voi aluksi vaikuttaa monimutkaiselta, mutta prosessi etenee loogisesti vaihe vaiheelta. Järjestelmällisellä lähestymistavalla ja oikeilla työkaluilla liittyminen sujuu jouhevasti. Parhaimmillaan Kanta tuo työhösi selkeyttä ja tehokkuutta – potilastiedot pysyvät järjestyksessä ja ovat turvallisesti tallessa.
Jos harkitset liittymistä Brightlifen kautta, voit varata ilmaisen esittelyajan osoitteessa brightlife.fi/varaa-demo.
Brightlifen hinnoittelun löydät osoitteesta https://brightlife.fi/hinnoittelu.
© 2024 Brightlife Oy. Kaikki oikeudet pidätetään.