Tässä artikkelisarjan ensimmäisessä osassa kerromme, mitä uusi lainsäädäntö tarkoittaa käytännössä ja miten varmistat toimintasi lainmukaisuuden. Tietoturvasuunnitelma ei ole vain lakisääteinen velvollisuus, vaan myös tärkeä työkalu asiakastietojen ja oman toiminnan suojaamiseen.

Käsittelemme artikkelissa tietoturvasuunnitelman välttämättömyyttä, sen kohderyhmää sekä uuden lainsäädännön vaikutuksia suunnitelman sisältöön. Tarjoamme myös käytännön ohjeita suunnitelman laatimiseen tai päivittämiseen nykyvaatimusten mukaiseksi.

Mikä on tietoturvasuunnitelma ja onko se pakollinen?

Tietoturvasuunnitelma on kattava dokumentti, joka kuvaa, miten organisaatio tai yksittäinen ammatinharjoittaja huolehtii tietoturvasta ja asiakastietojen turvallisesta käsittelystä. Psykologeille ja psykoterapeuteille tämä on erityisen tärkeää, sillä he käsittelevät päivittäin arkaluonteisia potilastietoja, joiden suojaaminen on sekä lakisääteinen velvollisuus että eettinen välttämättömyys.

Uuden asiakastietolain 703/2023 77 §:n mukaisesti jokaisen sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantajan on laadittava tietoturvasuunnitelma, jos hän arkistoi sähköisesti asiakas- tai potilastietoja. Tämä koskee myös yksityisiä ammatinharjoittajia, kuten psykologeja ja psykoterapeutteja. Laki tuli voimaan 1.1.2024 ja sen myötä THL julkaisi uuden määräyksen 3/2024, joka tarkentaa tietoturvasuunnitelman sisältövaatimuksia.

Tietoturvasuunnitelman pakollisuudelle on useita painavia syitä. Se ei ainoastaan suojaa asiakkaiden yksityisyyttä, vaan toimii myös ammatinharjoittajan työkaluna riskienhallinnassa ja tietoturvallisten toimintatapojen kehittämisessä. Suunnitelma auttaa varautumaan mahdollisiin tietoturvauhkiin ja -loukkauksiin sekä määrittelee selkeät toimintatavat ongelmatilanteissa.

Tietoturvasuunnitelman tulee olla ajan tasalla. THL:n suosituksen mukaisesti suunnitelma tulee katselmoida ja tarvittaessa päivittää vähintään kerran vuodessa. Tämä tarkoittaa, että myös aiemmin laaditut suunnitelmat on päivitettävä vastaamaan uuden lainsäädännön vaatimuksia. Kanta-palvelujen käyttö edellyttää ajantasaista tietoturvasuunnitelmaa, mikä tekee siitä välttämättömän työvälineen nykyaikaisessa terveydenhuollossa.

Tietoturvasuunnitelman uudet vaatimukset

Uuden lainsäädännön keskeisenä tavoitteena on yhdenmukaistaa sosiaali- ja terveydenhuollon tietoturvakäytäntöjä ja vahvistaa asiakastietojen turvallista käsittelyä. Määräys edellyttää aiempaa tarkempaa kuvausta siitä, miten organisaatio varmistaa tietoturvan toteutumisen käytännössä.

Keskeisimpiä uudistuksia ovat:

• Tietoturvasuunnitelman tulee sisältää aiempaa yksityiskohtaisempi kuvaus käytössä olevista tietojärjestelmistä ja niiden tietoturvakäytännöistä

• Suunnitelmassa on oltava selkeä kuvaus siitä, miten tietoturvan ja tietosuojan omavalvonta järjestetään ja toteutetaan

• Riskienhallinta ja jatkuvuussuunnittelu ovat saaneet aiempaa suuremman painoarvon

• Henkilöstön koulutuksen ja osaamisen varmistaminen on nostettu keskeiseksi osaksi suunnitelmaa

• Tietoturvapoikkeamien hallinta ja niihin reagointi tulee kuvata aiempaa tarkemmin

Tietoturvasuunnitelman laatiminen ei ole kertaluonteinen tehtävä, vaan jatkuva prosessi. Suunnitelmaa tulee katselmoida ja ylläpitää säännöllisesti sekä seurata aktiivisesti sen toteutumista. Tämä vaatii ammatinharjoittajalta systemaattista lähestymistapaa tietoturvan kehittämiseen ja ylläpitoon.

Uudet vaatimukset voivat tuntua haastavilta erityisesti pienille toimijoille, mutta niiden tarkoituksena on varmistaa yhtenäinen ja korkeatasoinen tietoturva koko sosiaali- ja terveydenhuollon kentällä. THL on julkaissut kattavan mallipohjan, joka helpottaa suunnitelman laatimista ja päivittämistä uusien vaatimusten mukaiseksi.

Tietoturvasuunnitelman merkitys psykoterapeutin ja psykologin arjessa

Tietoturvasuunnitelma ei ole vain lakisääteinen velvoite, vaan se toimii käytännön työkaluna psykologin ja psykoterapeutin jokapäiväisessä työssä. Huolellisesti laadittu suunnitelma selkeyttää toimintatapoja ja auttaa keskittymään olennaiseen - asiakastyöhön.

Tietoturvasuunnitelma tuo varmuutta ja selkeyttä päivittäiseen työhön monella tavalla. Se toimii konkreettisena ohjeistuksena esimerkiksi potilastietojen käsittelyssä, tietojärjestelmien käytössä ja erilaisten poikkeustilanteiden hallinnassa. Kun toimintatavat on selkeästi dokumentoitu, vähenee epävarmuus siitä, toimiiko oikein arkaluonteisten tietojen kanssa.

Käytännön hyötyjä terapeutin työssä ovat:

• Selkeät toimintaohjeet potilastietojen käsittelyyn eri tilanteissa

• Yhtenäiset käytännöt tietojärjestelmien käyttöön ja tietojen tallentamiseen

• Valmiit toimintamallit tietoturvapoikkeamien varalle

• Dokumentoitu ohjeistus etävastaanoton järjestämiseen turvallisesti

• Selkeä prosessi potilasasiakirjojen luovuttamiseen ja arkistointiin

Ajantasainen tietoturvasuunnitelma suojaa myös terapeuttia itseään. Se toimii dokumentaationa siitä, että tietoturva-asiat on huomioitu asianmukaisesti. Mahdollisissa ongelmatilanteissa voidaan osoittaa, että toiminta on ollut suunnitelmallista ja vaatimusten mukaista.

Erityisen tärkeäksi tietoturvasuunnitelma on noussut digitaalisten palveluiden yleistyessä. Etävastaanotot, sähköinen viestintä ja Kanta-palvelujen käyttö edellyttävät selkeitä tietoturvakäytäntöjä, jotka on dokumentoitu tietoturvasuunnitelmassa. Tämä auttaa varmistamaan, että digitaalisten työkalujen käyttö on sekä turvallista että tehokasta.

Suunnitelma toimii myös laadun takeena asiakkaille. Se osoittaa, että terapeutti on sitoutunut suojaamaan asiakkaidensa tietoja ja yksityisyyttä parhaalla mahdollisella tavalla. Tämä lisää luottamusta terapeutin ja asiakkaan välillä, mikä on ensiarvoisen tärkeää onnistuneen terapiasuhteen kannalta.

Tietoturvasuunnitelman laatimisen aloittaminen

Tietoturvasuunnitelman laatiminen tai päivittäminen voi tuntua aluksi haastavalta tehtävältä. Prosessin helpottamiseksi THL on julkaissut kattavan mallipohjan, joka tarjoaa selkeän rakenteen suunnitelman laatimiselle. Mallipohja soveltuu sekä pienille että suurille toimijoille, ja sitä voi muokata oman toiminnan laajuuden mukaisesti. Myös Brightlife on luonut oman esimerkkipohjan, joka on kirjoitettu erityisesti ammatinharjoittajan näkökulmasta - voit ladata sen täältä.

Tietoturvasuunnitelman laatiminen kannattaa aloittaa tutustumalla huolellisesti uuden asiakastietolain ja THL:n määräyksen vaatimuksiin. Erityisen tärkeää on ymmärtää oman toiminnan erityispiirteet ja niihin liittyvät tietoturvariskit. Psykologin ja psykoterapeutin työssä korostuvat erityisesti potilastietojen arkaluonteisuus sekä luottamuksellisen hoitosuhteen suojaaminen.

Suunnitelman laatimisessa keskeistä on käytännönläheisyys. Tietoturvasuunnitelman tulee kuvata konkreettisesti, miten tietoturva toteutuu päivittäisessä työssä. Tähän sisältyvät esimerkiksi potilastietojärjestelmien käyttö, tietojen dokumentointi, arkistointi sekä toiminta mahdollisissa poikkeustilanteissa. Suunnitelmassa on tärkeää huomioida myös etävastaanottoon liittyvät erityiskysymykset sekä Kanta-palvelujen käyttö.

Tietoturvasuunnitelman tulee olla realistinen ja toteutettavissa oleva. Siksi on tärkeää arvioida kriittisesti omia resursseja ja mahdollisuuksia toteuttaa suunniteltuja toimenpiteitä. Suunnitelmaan ei kannata kirjata sellaisia toimintatapoja tai teknisiä ratkaisuja, joiden toteuttamiseen ei ole todellisia mahdollisuuksia. Sen sijaan on keskityttävä olennaisiin ja toteutettavissa oleviin toimenpiteisiin, jotka varmistavat riittävän tietoturvan tason.

Suunnitelman laatimisessa kannattaa hyödyntää saatavilla olevaa asiantuntija-apua. Monet järjestöt, yhdistykset ja tietojärjestelmätoimittajat tarjoavat tukea ja neuvontaa tietoturvasuunnitelman laatimiseen. Myös kollegoiden kanssa keskustelu ja kokemusten jakaminen voi olla hyödyllistä. On kuitenkin muistettava, että jokaisen toimijan tietoturvasuunnitelma on yksilöllinen ja sen tulee heijastaa juuri kyseisen toimijan käytäntöjä ja tarpeita.

Tietoturvasuunnitelman laatiminen ei ole kertaluonteinen projekti, vaan jatkuva prosessi. Suunnitelmaa tulee päivittää säännöllisesti ja aina, kun toiminnassa tapahtuu merkittäviä muutoksia. Siksi on tärkeää suunnitella jo alkuvaiheessa, miten suunnitelman päivittäminen ja seuranta toteutetaan käytännössä. Tämä varmistaa, että tietoturvasuunnitelma pysyy ajantasaisena ja palvelee tarkoitustaan myös tulevaisuudessa.

Yhteenveto ja seuraavat askeleet

Tietoturvasuunnitelma on keskeinen osa nykyaikaista psykologin ja psykoterapeutin työtä. Uusi asiakastietolaki ja THL:n määräys ovat tuoneet merkittäviä uudistuksia, jotka edellyttävät toimenpiteitä kaikilta alan ammattilaisilta. Kyseessä ei ole pelkkä lakisääteinen velvoite, vaan käytännön työkalu, joka tukee turvallista ja ammattimaista toimintaa.

Suunnitelman laatimisessa tai päivittämisessä kannattaa edetä vaiheittain. Ensimmäinen askel on perehtyä huolellisesti uusiin vaatimuksiin ja THL:n tarjoamaan mallipohjaan. Tämän jälkeen on hyvä kartoittaa oman toiminnan erityispiirteet ja tietoturvariskit. Keskeistä on luoda suunnitelma, joka on realistinen ja toteutettavissa oleva, mutta samalla riittävän kattava vastaamaan lainsäädännön vaatimuksiin.

Tietoturvasuunnitelman ylläpito vaatii jatkuvaa seurantaa ja säännöllistä päivittämistä. On tärkeää varmistaa, että suunnitelma pysyy ajan tasalla ja vastaa toiminnan muuttuvia tarpeita. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että tietoturva-asioita tulee käsitellä säännöllisesti ja niiden toteutumista tulee seurata aktiivisesti.

Ammattilaisen ei tarvitse selviytyä tietoturvasuunnitelman laatimisesta yksin. Apua ja tukea on saatavilla monelta taholta. THL:n ohjeistukset, ammattijärjestöjen neuvonta ja tietojärjestelmätoimittajien asiantuntemus ovat arvokkaita resursseja. Myös kollegiaalinen tuki ja kokemusten jakaminen voivat olla hyödyllisiä suunnitelman työstämisessä.

Tietoturvasuunnitelman merkitys tulee todennäköisesti korostumaan entisestään tulevaisuudessa. Digitaalisten palvelujen yleistyminen, etävastaanottojen lisääntyminen ja kasvavat tietoturvauhat edellyttävät jatkuvaa valppautta ja toiminnan kehittämistä. Hyvin laadittu ja säännöllisesti päivitetty tietoturvasuunnitelma antaa vankan pohjan näihin haasteisiin vastaamiseen.

Seuraavassa artikkelisarjamme osassa perehdymme tarkemmin tietoturvasuunnitelman yksityiskohtaiseen sisältöön ja sen eri osa-alueisiin. Tarjoamme konkreettisia ohjeita ja esimerkkejä siitä, miten suunnitelman eri osiot kannattaa laatia ja mitä niissä tulee erityisesti huomioida.